We gingen onlangs in gesprek met Wim Vandekerckhove. We vroegen hem hoe hij tegen de gebruikelijke uitdagingen aankijkt van organisaties die een betere cultuur willen creëren voor hun medewerkers om misstanden te melden. Wim verwees naar de gangbare misverstanden over klokkenluiden en wat klokkenluiden precies inhoudt. Ook gaf hij zijn visie over hoe je een gezonde speakup-cultuur creëert binnen een bedrijf.
Wim Vandekerckhove is Professor of Business Ethics aan de EDHEC Business School in Frankrijk. Hij behaalde een doctorstitel aan de universiteit van Gent. Voordat hij bij EDHEC begon, werkte hij als docent op de Gentse universiteit (in België). Hij was gasthoogleraar aan de universiteit van Oslo (Noorwegen), de universiteit van Griffith (Australië) én de International Anti-Corruption Academy (Oostenrijk). Verder was hij Professor of Business Ethics aan de universiteit van Greenwich (VK). Wim verleende zijn expertise op het gebied van klokkenluiden aan verschillende organisaties, waaronder de Raad van Europa, het VN-Bureau voor Drugs en Criminaliteit, het Internationaal Olympisch Comité, Transparency International, het Britse Ministerie van Gezondheid en het British Standards Institute (BSI). Hij was voorzitter van ISO37002, de internationale norm voor beheersystemen voor het melden van misstanden.
In deze post geven we je vier adviezen van Wim die je helpen om een gezonde speakup-cultuur binnen je organisatie te creëren.
Regel 1: Houd het eenvoudig. Richt je aandacht eerst op de belangrijkste veranderingen.
De eerste verandering die een bedrijf kan maken is een hele belangrijke: leren om het melden van misstanden te zien als iets dat je wilt omarmen, in plaats van vermijden.
"Er bestaan hardnekkige mythen rondom klokkenluiden en speaking up", aldus Wim. "Ten eerste dat de kanalen voor het melden van misstanden misbruikt zullen worden. En ten tweede dat de melder verdachte motieven heeft. Deze opvattingen creëren een negatieve mindset. Veel bedrijven vinden dat klokkenluiders uiteraard beschermd moeten worden, maar alleen als het om echte klokkenluiders gaat. Die mindset leidt tot een cultuur waarin mensen zich niet durven uit te spreken."
Pas als organisaties melders aanvaarden als een manier om zaken te doen en je bedrijfsbelangen te beschermen, merken ze dat melders waardevolle informatie bieden over wat er wel en niet werkt in hun organisatie. Een cultuur waarin melders en hun bijdragen gewaardeerd worden creëer je niet zomaar. Organisaties moeten beginnen met een traject waarin ze zich thuis voelen en van daaruit hun processen blijven evalueren en verbeteren.
Regel 2: Betrouwbaarheid vormt een solide basis voor een gezond speakup-programma.
Wim laat organisaties inzien dat betrouwbaarheid een van de pijlers is voor ethisch verantwoord zakendoen. Vertrouwen opbouwen is niet alleen relevant met het oog op MVO, maar is tevens een essentieel onderdeel van een gezonde cultuur in een bedrijf.
"Een bedrijf moet betrouwbaar zijn voor externe belanghebbenden", zei hij. "Tot zover is het wel duidelijk. Maar die betrouwbaarheid is net zo belangrijk voor interne medewerkers."
Betrouwbaarheid is de allerbeste remedie tegen toxische culturen, want vertrouwen is een universeel concept.
"Het is iets dat iedereen begrijpt en wil waarborgen, maar zo zwart-wit ligt het in de praktijk niet."
Tenzij je écht begrijpt wat vertrouwen in al zijn dimensies inhoudt, zal het niet meevallen om je betrouwbaarheid als organisatie te verbeteren.
"Openheid is één manier om betrouwbaarder te worden, maar niet de enige. Wat zijn de andere dimensies van vertrouwen en hoe kun je die allemaal verbeteren? Verwerk dat in je kanalen en beleidsregels voor speaking up en je zult een cultuur creëren waarin iedereen zich kan vinden."
Regel 3: Maak je liever druk over hoe je een melding op verantwoorde wijze gaat afhandelen, in plaats van over de reporter.
Volgens Wim moeten organisaties eerst inzien dat het klokkenluiden en de klokkenluider zelf meestal niet de dingen zijn die om een oplossing vragen.
"Hoewel de meeste onderzoekers hun aandacht richten op het zogenaamde 'probleem' van klokkenluiden of de klokkenluider, heb ik mijn onderzoek altijd op de kant van de ontvanger van de melding gericht", aldus Wim. "En dan met name op hoe organisaties reageren op een melding. Als er iets mis gaat, gebeurt dat in de praktijk vaak tijdens het afhandelen van de kwestie."
De eenvoudigste manier om te zorgen dat misstanden openlijk worden gemeld en dat je een zaak naar behoren afhandelt, begint bij de eerste contactlegging met de melder.
"Bied één meldkanaal voor alle soorten meldingen", raadt Wim daarnaast aan. "Als je bijvoorbeeld een specifiek kanaal voor fraude zou creëren, dan kan dit melders weerhouden om iets te melden dat nog niet eerder gezien of overwogen werd."
Dit betekent dat je open moet staan voor elke willekeurige kwestie die een melder kan aankaarten. Bovendien wil je dit proces zo laagdrempelig mogelijk houden.
"Je kunt klokkenluiders beter geen onnodige vragen stellen, voordat ze hun zorgen hebben gemeld", adviseert Wim verder nog. Je moet de balans zien te vinden tussen net genoeg informatie van de reporter verzamelen, zonder die weg te jagen.
En tot slot, regel 4: Elke bedrijfscultuur is anders en in bepaalde omstandigheden is speaking up gewoon lastiger.
Organisaties zijn allemaal verschillend en het kan helemaal aan de situatie liggen of een potentiële reporter een misstand wil melden.
"Ik werkte laatst samen met het Olympisch Comité om hun normen voor speaking up vorm te geven. Het verbaasde me hoeveel culturele druk er wordt gelegd op veel van de jonge atleten in de organisatie om misstanden, die ze hoogstwaarschijnlijk zouden moeten melden, naast zich neer te leggen. Ze hebben al hun tienerjaren keihard gewerkt naar dit piekmoment in hun korte sportcarrière. Bovendien willen ze na hun carrière als sporter vaak een baan in sportmanagement. Kortom, ze moeten een afweging maken wanneer ze iets willen melden."
Die afweging zien we overal terug, maar is bijna nooit hetzelfde. Wat in een bank of grote NGO soms wel werkt, werkt weer niet voor anderen. Wil je de specifieke belemmeringen binnen jouw organisatie vinden die het melden van misstanden in de weg kunnen staan, dan zul je meer moeten doen dan deze regels volgen. Maar die regels zijn ondertussen wél essentieel.
